Tìm và thuê văn phòng thường được xem là một quy trình phức tạp, có thể mất từ vài tuần đến vài tháng nếu không có kế hoạch rõ ràng. Tuy nhiên, với checklist hành động trong 7 ngày dưới đây, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động rút ngắn thời gian tìm kiếm và đưa ra quyết định chính xác, tiết kiệm cả chi phí lẫn công sức. Tham khảo ngay danh sách cho thuê văn phòng sẵn sàng bàn giao ngay tại TP.HCM và Hà Nội – cập nhật liên tục bởi đội ngũ Maison Office. Ngày 1: Xác định tiêu chí thuê rõ ràng Trước khi bắt đầu khảo sát, doanh nghiệp cần thống nhất nội bộ các tiêu chí: Diện tích cần thuê (theo m² hoặc theo số lượng nhân sự) Vị trí ưu tiên (gần trung tâm, tiện giao thông, gần khách hàng/đối tác) Ngân sách tối đa hàng tháng (đã bao gồm phí quản lý & VAT) Yêu cầu về pháp lý (cần đăng ký địa chỉ kinh doanh?) Phân hạng tòa nhà mong muốn (hạng A, B, C) Thời hạn thuê tối thiểu Lưu ý: Đây là bước giúp lọc nhanh 70% lựa chọn không phù hợp, tránh lãng phí thời gian. Ngày 2: Liên hệ đơn vị tư vấn chuyên nghiệp Tìm văn phòng qua các sàn rao vặt thường gây mất phương hướng do thông tin không chính xác, thiếu cập nhật hoặc chênh lệch giá. Giải pháp tối ưu là liên hệ đơn vị tư vấn uy tín như Maison Office để được: Gợi ý danh sách tòa nhà theo đúng tiêu chí Cập nhật mặt bằng trống & mức giá thương lượng mới nhất Hỗ trợ khảo sát thực tế và đàm phán hợp đồng Tại thời điểm quý II/2025, Maison Office đang vận hành hệ thống cập nhật trống diện tích real-time tại hơn 1.200 tòa nhà lớn trên cả nước. Ngày 3: Khảo sát 3–5 tòa nhà phù hợp Ưu tiên khảo sát vào cùng 1 ngày để tiện so sánh, tập trung các yếu tố sau: Lối vào và mặt tiền tòa nhà (thuận tiện cho khách hàng, giao nhận) Sảnh đón khách, hành lang, khu vực vệ sinh – đánh giá chất lượng vận hành Layout mặt bằng – có phù hợp với mô hình làm việc mở/đóng không? Tầm nhìn, ánh sáng, trần sàn, hệ thống điều hòa Mức độ linh hoạt trong điều chỉnh không gian Ghi chú từng điểm mạnh/yếu ngay trong buổi khảo sát để dễ tổng hợp. Ngày 4: So sánh tổng chi phí thuê Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến đơn giá thuê cơ bản mà bỏ qua các chi phí vận hành khác. Bạn cần tính tổng chi phí thực tế mỗi tháng, bao gồm: Giá thuê mặt bằng (theo m²) Phí quản lý Thuế VAT Phí gửi xe Phí làm việc ngoài giờ (nếu có) Chi phí điện – nước – điều hòa Ngân sách dự kiến cho thi công nội thất (nếu cần) Nếu muốn tiết kiệm toàn bộ chi phí set up, hãy cân nhắc mô hình văn phòng trọn gói – bàn giao sẵn nội thất, vận hành linh hoạt, có thể hoạt động ngay trong 24 giờ. Ngày 5: Đàm phán điều khoản thuê Đây là bước quan trọng để tối ưu quyền lợi doanh nghiệp: Đề xuất miễn phí thời gian thi công (từ 15 – 30 ngày) Yêu cầu chi tiết bàn giao (trần, sàn, đèn, máy lạnh…) Đàm phán điều khoản chấm dứt hợp đồng sớm, gia hạn thuê Thương lượng mức đặt cọc và thời hạn thanh toán Đảm bảo tòa nhà cho phép đăng ký địa chỉ pháp nhân Maison Office có đội ngũ pháp lý & sale support giúp kiểm soát các rủi ro thường gặp trong hợp đồng. Ngày 6: Duyệt nội dung hợp đồng & pháp lý Trước khi ký, cần kiểm tra: Giấy phép kinh doanh của chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý Giấy tờ sở hữu mặt bằng (đảm bảo không vướng tranh chấp) Hợp đồng thuê song ngữ (nếu là công ty FDI) Mẫu hóa đơn đầu ra, điều khoản VAT Điều kiện hoàn trả mặt bằng sau khi kết thúc thuê Ngày 7: Ký hợp đồng & nhận bàn giao Sau khi ký hợp đồng, bạn sẽ nhận được biên bản bàn giao mặt bằng để tiến hành: Thiết kế – thi công nội thất (nếu là văn phòng truyền thống) Đăng ký địa chỉ kinh doanh với Sở KH&ĐT Chuyển văn phòng, setup hạ tầng mạng – điện thoại Nếu thuê văn phòng trọn gói, bạn có thể bắt đầu làm việc chỉ sau 1–2 ngày. Maison Office - Công ty tư vấn cho thuê văn phòng Website: https://maisonoffice.vn Văn phòng TP.HCM: Tầng 3, ACM Building, 96 Cao Thắng, Phường Bàn Cờ, (Quận 3) TP.HCM Văn phòng Hà Nội: Tầng 1, Tòa nhà AC, 3/78 Duy Tân, Phường Cầu Giấy, (Quận Cầu Giấy) Hà Nội Email: [email protected]
